uanset din branche eller erhverv, er de fleste erhvervsfolk forpligtet til at deltage i et møde for nogle aspekter af deres job på et eller andet tidspunkt. Uanset om det er en stående aftale hver uge, måned eller kvartal, er det tid blokeret på din tidsplan—som du typisk ikke kan gå glip af.

mens møder er beregnet til at være målbevidste og produktive, er det ikke altid tilfældet. Møder har en tendens til at få en dårlig rap, hvis de personer, der fører mødet, ikke tager hensyn til folks tid, er uforberedte eller generelt ikke har en dagsorden.

for økonomifunktionen er regelmæssige møder afgørende på mange niveauer. Uanset om diskussionerne omgiver dataoprydning, budgettet, AP, med, slutningen af måneden-eller et utal af andre emner—kan resultaterne af disse møder påvirke virksomheden som helhed. Så det er vigtigt at få møderne rigtige for alle involverede.

Brilliant har berørt dette emne i fortiden, og jeg kom for nylig på tværs af en artikel om CFO.com, der dækker, hvordan man afholder effektive møder. Artiklen går i detaljer om begrebet at gennemføre et ” niveau 10-møde.”Med henblik på denne blog, Jeg troede, jeg ville dele et par af disse tips og nogle af mine egne i de 5 måder at gennemføre effektive Finance team møder nedenfor.

1. Start mødet til tiden.
dette burde være en selvfølge, men det er afgørende at starte mødet på det planlagte tidspunkt. Hvis dine møder har tendens til at starte selv et par minutter for sent, spiser det ind i teammedlemmets produktivitet. Sæt derfor et nyt præcedens ved at anmode om, at alle ankommer fem minutter tidligt, så du kan begynde med det samme. Hvis en medarbejder er forsinket, og du allerede er begyndt på diskussionen, vil de indse, at de har savnet vigtige oplysninger og sandsynligvis vil ankomme tidligere næste gang. Start til tiden kan endda give dig mulighed for at afslutte tidligt—hvilket sandsynligvis vil glæde dit team. Så prøv ikke at vente på sene ankomster eller chatte for længe før mødet begynder.

2. Hold elektronikken i skak.
det er en god ide at anmode om, at enkeltpersoner i mødet ikke medbringer telefoner, bærbare computere, iPads eller noget andet elektronisk udstyr til mødet, medmindre de præsenterer information. Disse gadgets kan være distraherende. At have en regel om ikke at have elektronik i møder er en fantastisk måde at få alles opmærksomhed på. Dette giver alle mulighed for at fokusere på diskussionen og ikke kontrollere e-mails eller sociale medier.

3. Del en dagsorden.
oprettelse og distribution af en dagsorden for, hvad der skal diskuteres forud for mødet, er en glimrende måde for deltagerne at komme forberedt på. Det er også en god måde for dig som arrangør at holde på emnet og sørge for, at hvert område bliver dækket. Du kan endda anmode om, at enkeltpersoner indsende emner, de ønsker at dække. På den måde kan alle samle deres tanker på forhånd, eller du kan delegere forskellige emner til forskellige mennesker, der deltager. En dagsorden er sikker på at hjælpe, og det kan være nyttigt, når du sender opfølgende noter.

4. Bliv på emnet.
det er nemt at gå ud på en tangent under møder eller begynde afslappet samtale, men af hensyn til tid og produktivitet forsøge ikke at afvige fra emnet for meget. Mødet var planlagt af en grund til at tale om bestemte emner eller problemer, så det er bedst at holde det på den måde. Dette vil sikre, at alle opholder sig på opgaven, og alt på dagsordenen bliver diskuteret på den måde, det var meningen.

5. Diskuter de næste trin.
så alle i mødet er på samme side, er det bedst at sammenfatte det, der blev sagt, og skitsere eventuelle aktivitetstrin, der måtte være nødvendige. Angiv en tidsramme og uddelegere opgaver til bestemte personer. Dette vil ikke kun hjælpe produktiviteten, men vil gøre det næste møde lettere. Og mens du har alle sammen, skal du sørge for at bekræfte dagen og tidspunktet for det næste møde. Hvis der er konflikter med en persons tidsplan, kan du adressere dem på det tidspunkt i stedet for over flere e-mails. Du kan også bare have en bestemt tid hver dag, uge eller måned for at mødes, så alle er opmærksomme.

Kategorier: Articles

0 Kommentarer

Skriv et svar

Profilbillede pladsholder

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret.