Unabhängig von Ihrer Branche oder Ihrem Beruf müssen die meisten Unternehmensfachleute an einem bestimmten Punkt an einem Meeting teilnehmen Aspekt ihrer Arbeit an einem oder anderen Punkt. Egal, ob es sich um einen ständigen Termin jede Woche, jeden Monat oder jedes Quartal handelt, es ist Zeit, die in Ihrem Zeitplan blockiert ist und die Sie normalerweise nicht verpassen dürfen.

Obwohl Meetings zielgerichtet und produktiv sein sollen, ist dies nicht immer der Fall. Meetings neigen dazu, einen schlechten Ruf zu bekommen, wenn die Personen, die das Meeting leiten, nicht auf die Zeit der Leute Rücksicht nehmen, unvorbereitet sind oder insgesamt keine Agenda haben.

Für die Finanzfunktion sind regelmäßige Treffen auf vielen Ebenen entscheidend. Unabhängig davon, ob die Diskussionen die Datenbereinigung, das Budget, AP, AR, das Monatsende oder eine Vielzahl anderer Themen betreffen – die Ergebnisse dieser Besprechungen können sich auf das gesamte Unternehmen auswirken. Daher ist es wichtig, die Meetings für alle Beteiligten richtig zu gestalten.

Brilliant hat dieses Thema in der Vergangenheit angesprochen, und ich bin kürzlich auf einen Artikel über CFO gestoßen.com das deckt ab, wie man effektive Meetings abhält. Der Artikel geht detailliert auf das Konzept der Durchführung eines “Level 10-Meetings” ein.” Für den Zweck dieses Blogs dachte ich, ich würde ein paar dieser Tipps und einige meiner eigenen in den 5 Möglichkeiten zur Durchführung effektiver Finanzteams unten teilen.

1. Beginnen Sie das Meeting pünktlich.
Dies sollte selbstverständlich sein, aber es ist entscheidend, das Meeting zur geplanten Zeit zu beginnen. Wenn Ihre Besprechungen in der Regel sogar ein paar Minuten zu spät beginnen, beeinträchtigt dies die Produktivität des Teammitglieds. Stellen Sie daher einen neuen Präzedenzfall ein, indem Sie darum bitten, dass alle fünf Minuten früher eintreffen, damit Sie sofort beginnen können. Wenn ein Mitarbeiter zu spät kommt und Sie die Diskussion bereits begonnen haben, werden sie feststellen, dass sie wichtige Informationen verpasst haben und wahrscheinlich das nächste Mal früher eintreffen werden. Wenn Sie pünktlich beginnen, können Sie sogar vorzeitig enden — was Ihrem Team wahrscheinlich gefallen wird. Versuchen Sie also, nicht auf verspätete Ankünfte zu warten oder zu lange zu chatten, bevor das Meeting beginnt.

2. Halten Sie die Elektronik in Schach.
Es ist eine gute Idee, die Personen in der Besprechung aufzufordern, keine Telefone, Laptops, iPads oder andere elektronische Geräte zur Besprechung mitzubringen, es sei denn, sie präsentieren Informationen. Diese Gadgets können ablenken. Die Regel, keine Elektronik in Besprechungen zu haben, ist eine großartige Möglichkeit, die Aufmerksamkeit aller zu erregen. Auf diese Weise kann sich jeder auf die Diskussion konzentrieren und keine E-Mails oder sozialen Medien abrufen.

3. Teilen Sie eine Agenda.
Das Erstellen und Verteilen einer Tagesordnung mit dem, was vor dem Treffen besprochen werden soll, ist eine hervorragende Möglichkeit für die Teilnehmer, sich vorzubereiten. Es ist auch eine großartige Möglichkeit für Sie als Veranstalter, beim Thema zu bleiben und sicherzustellen, dass jeder Bereich abgedeckt wird. Sie können sogar verlangen, dass Einzelpersonen Themen einreichen, die sie behandeln möchten. Auf diese Weise kann jeder seine Gedanken im Voraus sammeln oder Sie können verschiedene Themen an verschiedene Personen delegieren, die teilnehmen. Eine Agenda ist sicher zu helfen, und es kann nützlich sein, wenn Follow-up-Notizen zu senden.

4. Bleib beim Thema.
Es ist leicht, bei Besprechungen auf eine Tangente zu gehen oder ein ungezwungenes Gespräch zu beginnen, aber im Interesse der Zeit und Produktivität versuchen Sie, nicht zu sehr vom Thema abzuweichen. Das Treffen war aus einem bestimmten Grund geplant, um über bestimmte Themen oder Probleme zu sprechen. Dadurch wird sichergestellt, dass alle bei der Arbeit bleiben und alles auf der Tagesordnung so besprochen wird, wie es beabsichtigt war.

5. Besprechen Sie die nächsten Schritte.
Damit alle in der Besprechung auf derselben Seite sind, ist es am besten, das Gesagte zusammenzufassen und alle erforderlichen Aktivitätsschritte zu skizzieren. Legen Sie einen Zeitrahmen fest und delegieren Sie Aufgaben an bestimmte Personen. Dies hilft nicht nur der Produktivität, sondern erleichtert auch das nächste Meeting. Und während Sie alle zusammen haben, Stellen Sie sicher, dass Sie Tag und Uhrzeit des nächsten Meetings bestätigen. Wenn es Konflikte mit dem Zeitplan einer Person gibt, können Sie diese zu diesem Zeitpunkt ansprechen, anstatt über mehrere E-Mails. Sie können auch jeden Tag, jede Woche oder jeden Monat eine bestimmte Zeit haben, um sich zu treffen, damit sich jeder bewusst ist.

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