Peu importe votre industrie ou votre profession, la plupart des professionnels de l’entreprise sont tenus d’assister à une réunion pour un aspect de leur travail à un moment ou à un autre. Qu’il s’agisse d’un rendez—vous permanent chaque semaine, mois ou trimestre, votre emploi du temps est bloqué – ce que vous ne pouvez généralement pas manquer.

Bien que les réunions soient censées être utiles et productives, ce n’est pas toujours le cas. Les réunions ont tendance à avoir une mauvaise réputation si les personnes qui dirigent la réunion ne tiennent pas compte du temps des gens, ne sont pas préparées ou n’ont généralement pas d’ordre du jour.

Pour la fonction finance, des réunions régulières sont cruciales à de nombreux niveaux. Que les discussions portent sur le nettoyage des données, le budget, l’AP, la RA, la fin de mois ou une myriade d’autres sujets, les résultats de ces réunions peuvent affecter l’entreprise dans son ensemble. Il est donc important de bien organiser les réunions pour toutes les personnes impliquées.

Brilliant a abordé ce sujet dans le passé, et je suis récemment tombé sur un article sur le directeur financier.com qui couvre la façon de tenir des réunions efficaces. L’article détaille le concept de la tenue d’une “Réunion de niveau 10.”Pour les besoins de ce blog, j’ai pensé partager quelques-uns de ces conseils et certains des miens dans les 5 Façons de mener des réunions d’équipe financières efficaces ci-dessous.

1. Commencez la réunion à temps.
Cela devrait aller de soi, mais il est crucial de commencer la réunion à l’heure prévue. Si vos réunions ont tendance à commencer même avec quelques minutes de retard, cela nuit à la productivité des membres de l’équipe. Par conséquent, créez un nouveau précédent en demandant à tout le monde d’arriver cinq minutes plus tôt afin que vous puissiez commencer rapidement. Si un employé est en retard et que vous avez déjà commencé la discussion, il se rendra compte qu’il a manqué des informations importantes et arrivera probablement plus tôt la prochaine fois. Commencer à l’heure peut même vous permettre de terminer tôt — ce qui plaira probablement à votre équipe. Essayez donc de ne pas attendre les arrivées tardives ou de discuter trop longtemps avant le début de la réunion.

2. Gardez l’électronique à distance.
C’est une bonne idée de demander aux personnes participant à la réunion de ne pas apporter de téléphones, d’ordinateurs portables, d’iPad ou de tout autre appareil électronique à la réunion à moins qu’elles ne présentent des informations. Ces gadgets peuvent être distrayants. Avoir une règle pour ne pas avoir d’électronique dans les réunions est un excellent moyen d’attirer l’attention de tous. Cela permet à chacun de se concentrer sur la discussion et de ne pas consulter les e-mails ou les médias sociaux.

3. Partagez un ordre du jour.
Créer et distribuer un ordre du jour de ce qui va être discuté avant la réunion est un excellent moyen pour les participants de se préparer. C’est également un excellent moyen pour vous, en tant qu’organisateur, de rester sur le sujet et de vous assurer que chaque domaine est couvert. Vous pouvez même demander aux personnes de soumettre des sujets qu’elles souhaitent couvrir. De cette façon, tout le monde peut rassembler ses pensées à l’avance ou vous pouvez déléguer différents sujets à différentes personnes présentes. Un agenda est sûr d’aider et il peut être utile lors de l’envoi de notes de suivi.

4. Restez sur le sujet.
Il est facile de prendre une tangente pendant les réunions ou d’entamer une conversation occasionnelle, cependant, dans l’intérêt du temps et de la productivité, essayez de ne pas trop dévier du sujet. La réunion était prévue pour une raison de parler de certains sujets ou problèmes, il est donc préférable de le garder comme ça. Cela garantira que tout le monde reste à la tâche et que tout ce qui est à l’ordre du jour est discuté de la manière prévue.

5. Discutez des prochaines étapes.
Pour que tous les participants à la réunion soient sur la même longueur d’onde, il est préférable de récapituler ce qui a été dit et de décrire toutes les étapes de l’activité qui pourraient être nécessaires. Définissez un calendrier et déléguez des tâches à des personnes spécifiques. Cela aidera non seulement la productivité, mais facilitera la prochaine réunion. Et pendant que vous avez tout le monde ensemble, assurez-vous de confirmer le jour et l’heure de la prochaine réunion. S’il y a des conflits avec l’emploi du temps de quelqu’un, vous pouvez les résoudre à ce moment-là au lieu de plusieurs e-mails. Vous pouvez également avoir une heure désignée chaque jour, semaine ou mois pour vous rencontrer afin que tout le monde soit au courant.

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