Uansett din bransje eller yrke, er de fleste bedriftspersonell pålagt å delta på et møte for noe aspekt av jobben sin på et eller annet tidspunkt. Enten det er en stående avtale hver uke, måned eller kvartal, er det tid blokkert på timeplanen din—som du vanligvis ikke kan gå glipp av.

mens møter er ment å være målrettet og produktiv, det er ikke alltid tilfelle. Møter har en tendens til å få en dårlig rap hvis enkeltpersoner som leder møtet ikke er hensynsfull til folks tid, er uforberedt eller generelt ikke har en agenda.

for Økonomifunksjonen er regelmessige møter avgjørende på mange nivåer. Enten diskusjonene rundt opprydding av data, budsjett, AP, AR, månedsslutt-eller et myriade av andre emner—kan resultatene av disse møtene påvirke virksomheten som helhet. Derfor er det viktig at møtene passer for alle involverte.

Brilliant har rørt på dette emnet tidligere, og jeg kom nylig over en artikkel OM CFO.com som dekker hvordan å holde effektive møter. Artikkelen går i detalj om konseptet med å gjennomføre Et ” Nivå 10-Møte.”For formålet med denne bloggen tenkte jeg at jeg skulle dele noen av disse tipsene og noen av mine egne i 5 Måter å Gjennomføre Effektive Økonomiteam Møter nedenfor.

1. Start møtet i tide.
Dette burde gå uten å si, men å starte møtet på sin planlagte tid er avgjørende. Hvis møtene dine har en tendens til å starte enda et par minutter for sent, spiser det inn i teammedlemmets produktivitet. Sett derfor en ny presedens ved å be om at alle kommer fem minutter tidlig, slik at du kan begynne raskt. Hvis en ansatt er sen, og du allerede har begynt diskusjonen, vil de innse at de har savnet viktig informasjon og vil trolig komme tidligere neste gang. Starter i tide kan også tillate deg å avslutte tidlig – som trolig vil glede laget ditt. Så prøv å ikke vente på sen ankomst eller chatte for lenge før møtet begynner.

2. Hold elektronikken i sjakk.
det er en god ide å be om at enkeltpersoner i møtet ikke tar med noen telefoner, bærbare datamaskiner, iPads eller noe annet elektronisk utstyr til møtet, med mindre de presenterer informasjon. Disse gadgetene kan være distraherende. Å ha en regel å ikke ha elektronikk i møter er en fin måte å få alles oppmerksomhet. Dette gjør det mulig for alle å fokusere på diskusjonen og ikke sjekke e-post eller sosiale medier.

3. Del en agenda.
Å Lage og distribuere en agenda for hva som skal diskuteres i forkant av møtet er en utmerket måte for deltakerne å komme forberedt. Det er også en fin måte for deg som arrangør å holde deg på emnet og sørge for at hvert område blir dekket. Du kan også be om at enkeltpersoner sende emner de ønsker å dekke. På den måten kan alle samle sine tanker på forhånd, eller du kan delegere ulike emner til forskjellige personer som deltar. En agenda er sikker på å hjelpe, og det kan være nyttig når du sender opp oppfølgingsnotater.

4. Hold deg på emnet.
det er lett å gå av på en tangent under møter eller begynne uformell samtale, men i interesse av tid og produktivitet, prøv å ikke svinge av emnet for mye. Møtet var planlagt av en grunn til å snakke om bestemte emner eller problemer, så det er best å holde det på den måten. Dette vil sørge for at alle bor på oppgaven og alt på agendaen blir diskutert på den måten det var ment.

5. Diskuter neste trinn.
slik at alle i møtet er på samme side, er det best å oppsummering hva som ble sagt og skissere eventuelle aktivitetstrinn som kan være nødvendig. Sett en tidsramme og deleger oppgaver til bestemte personer. Dette vil ikke bare bidra til produktivitet, men vil gjøre det neste møtet enklere. Og mens du har alle sammen, sørg for å bekrefte dagen og tidspunktet for neste møte. Hvis det er noen konflikter med noens tidsplan, kan du ta dem på den tiden i stedet for over flere e-poster. Du kan også bare ha en bestemt tid hver dag, uke, eller måned for å møte slik at alle er klar.

Kategorier: Articles

0 kommentarer

Legg igjen en kommentar

Avatar placeholder

Din e-postadresse vil ikke bli publisert.