ongeacht uw branche of beroep, de meeste zakelijke professionals zijn verplicht om een vergadering bij te wonen voor een bepaald aspect van hun werk op een of ander moment. Of dat nu een vaste afspraak elke week, maand of kwartaal is, het is tijd Geblokkeerd op uw schema—die u meestal niet kunt missen.

hoewel vergaderingen bedoeld zijn om doelgericht en productief te zijn, is dat niet altijd het geval. Vergaderingen hebben de neiging om een slechte rap te krijgen als de personen die de vergadering leiden niet attent zijn op de tijd van mensen, onvoorbereid zijn of over het algemeen geen agenda hebben.

voor de financiële functie zijn regelmatige vergaderingen op vele niveaus van cruciaal belang. Of de discussies nu betrekking hebben op het opschonen van gegevens, het budget, AP, AR, het einde van de maand-of een groot aantal andere onderwerpen—de resultaten van die vergaderingen kunnen van invloed zijn op het bedrijf als geheel. Dus, het is belangrijk om de vergaderingen goed te krijgen voor alle betrokkenen.Brilliant heeft dit onderwerp in het verleden al aangestipt en onlangs kwam ik een artikel tegen over CFO.com die beschrijft hoe effectieve vergaderingen te houden. Het artikel gaat in detail over het concept van het uitvoeren van een “niveau 10 Vergadering.”Voor het doel van deze blog, Ik dacht dat ik zou delen een paar van die tips en een aantal van mijn eigen in de 5 manieren om effectieve Finance Team Meetings hieronder.

1. Begin de vergadering op tijd.
dit zou vanzelfsprekend moeten zijn, maar het is van cruciaal belang om de vergadering op het geplande tijdstip te beginnen. Als uw vergaderingen beginnen zelfs een paar minuten te laat, het is eten in de productiviteit van het teamlid. Stel daarom een nieuw precedent door te vragen dat iedereen vijf minuten eerder aankomt, zodat je snel kunt beginnen. Als een werknemer te laat is, en je bent al begonnen met de discussie, zullen ze beseffen dat ze belangrijke informatie hebben gemist en zal waarschijnlijk eerder aankomen de volgende keer. Op tijd beginnen kan u zelfs toestaan om vroeg te eindigen—wat uw team waarschijnlijk zal behagen. Dus, probeer niet te wachten op late aankomst of chatten te lang voordat de vergadering begint.

2. Hou de elektronica op afstand.
het is een goed idee om de personen in de vergadering te verzoeken GEEN telefoons, laptops, iPads of andere elektronische apparaten mee te nemen naar de vergadering, tenzij ze informatie presenteren. Deze gadgets kunnen afleidend zijn. Het hebben van een regel om geen elektronica te hebben in vergaderingen is een geweldige manier om ieders aandacht te krijgen. Dit zorgt ervoor dat iedereen zich kan concentreren op de discussie en niet e-mails of sociale media te controleren.

3. Deel een agenda.
het opstellen en verspreiden van een agenda van wat voorafgaand aan de bijeenkomst zal worden besproken, is een uitstekende manier voor de deelnemers om voorbereid te zijn. Het is ook een geweldige manier voor u als de organisator om bij het onderwerp te blijven en ervoor te zorgen dat elk gebied wordt gedekt. U kunt zelfs vragen dat individuen onderwerpen indienen die ze willen behandelen. Op die manier kan iedereen zijn gedachten van tevoren verzamelen of kun je verschillende onderwerpen delegeren aan verschillende mensen die aanwezig zijn. Een agenda is zeker om te helpen en het kan nuttig zijn bij het verzenden van follow-up notities.

4. Blijf bij het onderwerp.
het is gemakkelijk om tijdens vergaderingen op een raaklijn af te gaan of een informeel gesprek te beginnen, maar probeer in het belang van tijd en productiviteit niet te veel van het onderwerp af te wijken. De vergadering was gepland om een reden om te praten over bepaalde onderwerpen of kwesties, dus het is het beste om het zo te houden. Dit zal ervoor zorgen dat iedereen bij zijn taak blijft en dat alles op de agenda wordt besproken op de manier waarop het bedoeld was.

5. Bespreek de volgende stappen.
zodat iedereen in de vergadering op dezelfde pagina zit, is het het beste om te herhalen wat er gezegd is en om eventuele activiteitenstappen te schetsen die nodig kunnen zijn. Stel een tijdschema in en delegeer taken aan specifieke personen. Dit zal niet alleen de productiviteit helpen, maar zal de volgende vergadering gemakkelijker maken. En terwijl je iedereen bij elkaar hebt, zorg ervoor dat je de dag en tijd van de volgende vergadering bevestigt. Als er conflicten zijn met iemands schema, kunt u ze op dat moment aanpakken in plaats van via meerdere e-mails. U kunt ook gewoon een aangewezen tijd elke dag, week, of maand te ontmoeten, zodat iedereen zich bewust is.

Categorieën: Articles

0 reacties

Geef een antwoord

Avatar plaatshouder

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.