não importa a sua indústria ou profissão, a maioria dos profissionais empresariais são obrigados a assistir a uma reunião para algum aspecto do seu trabalho em um ponto ou outro. Quer seja uma marcação permanente todas as semanas, meses ou trimestres, é tempo bloqueado na sua agenda—que normalmente você não pode perder.Enquanto as reuniões são feitas para serem propositais e produtivas, isso nem sempre acontece. As reuniões tendem a ter uma má reputação se os indivíduos que lideram a reunião não são atenciosos com o tempo das pessoas, são despreparados ou no geral não têm uma agenda.

para a função de financiamento, reuniões regulares são cruciais em muitos níveis. Se as discussões envolvem limpeza de dados, o orçamento, AP, AR, fim de mês-ou uma miríade de outros tópicos—os resultados dessas reuniões podem afetar o negócio como um todo. Por isso, é importante que as reuniões sejam correctas para todos os envolvidos.

Brilliant tocou neste tema no passado, e recentemente deparei-me com um artigo sobre CFO.a comunicação abrange a forma de realizar reuniões eficazes. O artigo entra em detalhes sobre o conceito de realizar uma “reunião de Nível 10.”Para o propósito deste blog, eu pensei que eu iria compartilhar algumas dessas dicas e algumas das minhas próprias nas 5 maneiras de realizar reuniões de equipe de Finanças eficazes abaixo.

1. Comece a reunião a tempo. Isto deve ser óbvio, mas iniciar a reunião na hora prevista é crucial. Se as suas reuniões tendem a começar alguns minutos mais tarde, está a consumir a produtividade do membro da equipa. Portanto, crie um novo precedente, solicitando que todos cheguem cinco minutos mais cedo para que você possa começar prontamente. Se um empregado está atrasado, e você já começou a discussão, eles vão perceber que eles perderam informações importantes e provavelmente chegarão mais cedo da próxima vez. Começar a tempo pode até permitir que você termine mais cedo—o que provavelmente irá agradar a sua equipe. Então, tente não esperar por chegadas tardias ou conversar muito tempo antes da reunião começar.

2. Mantenham a electrónica afastada.
é uma boa idéia solicitar que os indivíduos na reunião não tragam nenhum telefone, laptops, iPads, ou qualquer outro dispositivo eletrônico para a reunião, a menos que eles estejam apresentando informações. Estes aparelhos podem distrair. Ter uma regra para não ter eletrônica em reuniões é uma ótima maneira de ganhar a atenção de todos. Isso permite que todos se concentrem na discussão e não verificar e-mails ou redes sociais.

3. Partilha uma agenda. Criar e distribuir uma agenda do que vai ser discutido antes da reunião é uma excelente maneira para os participantes virem preparados. Também é uma ótima maneira para você como organizador de ficar no tópico e se certificar de que todas as áreas são cobertas. Você pode até mesmo solicitar que os indivíduos submetam tópicos que eles querem cobrir. Dessa forma, todos podem reunir seus pensamentos antes do tempo ou você pode delegar diferentes tópicos a diferentes pessoas que estão assistindo. Uma agenda é certa para ajudar e pode ser útil ao enviar notas de acompanhamento.

4. Não te esqueças do assunto.
é fácil sair em uma tangente durante as reuniões ou iniciar uma conversa casual, no entanto, no interesse do tempo e da produtividade, tente não desviar muito do assunto. A reunião foi agendada por um motivo para falar sobre certos tópicos ou problemas, por isso é melhor mantê-lo assim. Isso garantirá que todos permaneçam na tarefa e que tudo na agenda esteja sendo discutido da maneira que foi planejado.

5. Discuta os próximos passos.
para que todos na reunião estejam na mesma página, é melhor recapitular o que foi dito e delinear quaisquer etapas de atividade que possam ser necessárias. Definir um calendário e delegar tarefas a indivíduos específicos. Isto não só ajudará a produtividade, como facilitará a próxima reunião. E enquanto estiverem todos juntos, confirmem o dia e a hora da próxima reunião. Se houver algum conflito com a agenda de alguém, você pode abordá-los naquele momento, em vez de mais de vários e-mails. Você também pode ter apenas um tempo designado todos os dias, semana ou mês para se encontrar para que todos estejam cientes.

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