indiferent de industria sau profesia dvs., majoritatea profesioniștilor corporativi sunt obligați să participe la o întâlnire pentru un anumit aspect al locului lor de muncă la un moment dat sau altul. Indiferent dacă este o întâlnire permanentă în fiecare săptămână, lună sau trimestru, este timpul blocat în programul dvs.—pe care nu îl puteți rata de obicei.

în timp ce întâlnirile sunt menite să fie intenționate și productive, nu este întotdeauna cazul. Întâlnirile au tendința de a obține un rap rău dacă indivizii care conduc întâlnirea nu sunt atenți la timpul oamenilor, sunt nepregătiți sau, în general, nu au o agendă.

pentru funcția de finanțare, reuniunile periodice sunt cruciale pe mai multe niveluri. Indiferent dacă discuțiile înconjoară curățarea datelor, bugetul, AP, AR, sfârșitul lunii-sau o multitudine de alte subiecte—rezultatele acestor întâlniri pot afecta afacerea în ansamblu. Deci, este important să obțineți întâlnirile potrivite pentru toți cei implicați.

Brilliant a atins acest subiect în trecut și recent am dat peste un articol despre CFO.com care acoperă modul de organizare a întâlnirilor eficiente. Articolul intră în detaliu cu privire la conceptul de desfășurare a unei “întâlniri de nivel 10.”În scopul acestui blog, m-am gândit să împărtășesc câteva dintre aceste sfaturi și câteva dintre ale mele în cele 5 moduri de a desfășura întâlniri eficiente ale echipei financiare de mai jos.

1. Începeți întâlnirea la timp.
acest lucru ar trebui să fie de la sine înțeles, dar începerea întâlnirii la ora programată este crucială. Dacă întâlnirile dvs. tind să înceapă chiar și cu câteva minute întârziere, aceasta afectează productivitatea membrilor echipei. Prin urmare, stabiliți un nou precedent solicitând ca toată lumea să ajungă cu cinci minute mai devreme, astfel încât să puteți începe cu promptitudine. Dacă un angajat întârzie și ați început deja discuția, își vor da seama că au ratat informații importante și probabil vor ajunge mai devreme data viitoare. Începerea la timp vă poate permite chiar să vă încheiați devreme—ceea ce probabil vă va mulțumi echipa. Deci, încercați să nu așteptați sosiri târzii sau să discutați prea mult înainte de începerea întâlnirii.

2. Ține electronica la distanță.
este o idee bună să solicitați ca persoanele din întâlnire să nu aducă telefoane, laptopuri, iPad-uri sau orice alt dispozitiv electronic la întâlnire, cu excepția cazului în care prezintă informații. Aceste gadgeturi pot distrage atenția. A avea o regulă de a nu avea electronice în Întâlniri este o modalitate excelentă de a câștiga atenția tuturor. Acest lucru permite tuturor să se concentreze asupra discuției și să nu verifice e-mailurile sau rețelele sociale.

3. Distribuiți o agendă.
crearea și distribuirea unei agende a ceea ce urmează să fie discutat înainte de întâlnire este o modalitate excelentă pentru participanți de a veni pregătiți. Este, de asemenea, o modalitate excelentă pentru dvs., ca organizator, de a rămâne pe subiect și de a vă asigura că fiecare zonă este acoperită. Puteți solicita chiar ca persoanele fizice să prezinte subiecte pe care doresc să le acopere. În acest fel, toată lumea își poate aduna gândurile din timp sau puteți delega diferite subiecte diferitelor persoane care participă. O agendă vă va ajuta cu siguranță și poate fi utilă atunci când trimiteți note de urmărire.

4. Rămâi pe subiect.
este ușor să mergi pe o tangentă în timpul întâlnirilor sau să începi o conversație întâmplătoare, totuși, în interesul timpului și al productivității, încearcă să nu te abați prea mult de la subiect. Întâlnirea a fost programată pentru un motiv pentru a vorbi despre anumite subiecte sau probleme, deci este mai bine să o păstrați așa. Acest lucru va asigura că toată lumea este stau pe sarcina și totul pe ordinea de zi este obtinerea discutat în modul în care a fost destinat.

5. Discutați pașii următori.
pentru ca toată lumea din întâlnire să fie pe aceeași pagină, cel mai bine este să recapitulați ceea ce s-a spus și să descrieți pașii de activitate care ar putea fi necesari. Setați un interval de timp și delegați sarcini anumitor persoane. Acest lucru nu numai că va ajuta productivitatea, dar va face următoarea întâlnire mai ușoară. Și în timp ce aveți pe toți împreună, asigurați-vă că confirmați ziua și ora următoarei întâlniri. Dacă există conflicte cu programul cuiva, le puteți adresa în acel moment în loc de mai multe e-mailuri. De asemenea, puteți avea doar un timp desemnat în fiecare zi, săptămână sau lună pentru a vă întâlni, astfel încât toată lumea să fie conștientă.

Categorii: Articles

0 comentarii

Lasă un răspuns

Avatar placeholder

Adresa ta de email nu va fi publicată.